Categorie archief: organisatieadvies

Onderwijsondersteuning en het samenspel tussen de verschillende functies

Onderwijsondersteuning en het samenspel tussen verschillende functies. Vergroting coherentie binnen het organisatorische domein!

Met grote regelmaat begeleid ik een VO-scholen met het herzien van de inrichting en de taakverdeling van het OOP. De aanleiding is over het algemeen het tegen willen gaan van ‘verkokering’ van inzichten en werkwijzen voortkomend uit de diverse grote applicaties die men in gebruik heeft.

We kennen ze allemaal wel, pakketten als Magister, Foleta, Zermelo, GP-Untis, Afas en diverse school-eigen oplossingen in MS-Excel en MS-Acces. Deze pakketten kennen ieder voor zich vaak een expert die het pakket doorgrondt en een aantal ‘volgers’ die het pakket in veel mindere mate doorgronden en gebruiken. Alle taken lijken te worden verdeeld op basis van de mogelijkheden van de applicatie en de kennis van de expert. Maar is dit wel gewenst?

Gezien het organisatievolume van een school blijken cruciale taken vaak geconcentreerd rondom de kwaliteiten van die ene expert. Maar wat als die expert ziek wordt?

Door deze verkokering ontstaat er bovendien ruis binnen een organisatie; ieder doet binnen zijn gebied het allerbeste maar van samenhang tussen de verschillende gebieden is amper sprake.
Knooppunten in applicatie overstijgende processen worden vervolgens opgelost met een work-around die de ruis zelden minder maakt.

Het leren werken met, door alle procesbetrokkenen gecreëerde procedures is de eerste stap om deze knooppunten in beeld te krijgen. Een boeiend en intensief proces dat van iedereen vraagt om over de grens van de eigen werkzaamheden heen te kijken. Maar ook een proces waarin zichtbaar wordt waar de onderlinge afhankelijkheden liggen.
Aan de hand van deze procedures kunnen taken herzien en waar nodig herschikt worden.

Om de afhankelijkheid van een expert te beperken zet ik vervolgens in op een taakverdeling tussen kartrekker (expert) en volger (aankomend expert). Aan het takenboek dat gaandeweg ontstaat, worden alle ontwikkelde procedures gekoppeld. Dit takenboek is geen passief lade-stuk maar een dynamisch document waarmee aan processen binnen de organisatie, vorm kan worden gegeven.

Om deze omslag in werken te bereiken is veel contact met alle medewerkers noodzakelijk. Tijdens een transitieproces is er ruimte om ieders kwaliteiten goed in te kunnen zetten en ontstaat er inzicht in gebieden waar die kwaliteiten nog ontwikkeling behoeven.

Dat breng ons dan bij leiderschap.
Doordat taken, verantwoordelijkheden en eigenaarschap duidelijk geformuleerd staan in het takenboek is leidinggeven aan de afdeling OOP uitstekend mogelijk. Bij leiderschap binnen het OOP ga ik uit van drie soorten leiderschap: persoonlijk leiderschap, functioneel leiderschap (de meewerkend voorman) en hiërarchisch leiderschap (diegene die ook de gesprekkencyclus in portefeuille heeft en de coherentie tussen de afdelingen bewaakt). Op deze wijze is de leidinggevende in alle opzichten ook goed bekend met het terrein waaraan men leidinggeeft. Hier ligt de opening naar proces en taakgerichte sturing. Deze wijze van aansturing heeft handvatten in zich om op ieder niveau van de organisatie, van primaire proces tot beleidsniveau concrete doelen te stellen, te bewaken en te realiseren. Deze doelen maken deel uit van de gesprekkencyclus. De cirkel is bijna rond!

Een zinvolle gesprekkencyclus voor het OOP is op veel scholen een probleem. Welke doelen moet je stellen? Wat is behapbaar op welk niveau? Al deze informatie komt voort uit het doorlopend optimaliseren van de taken binnen het takenboek. Met dit boek als uitgangspunt is een zinvolle gesprekkencyclus (voor zowel de medewerker als de organisatie) prima in te richten.

Zodra de individuele doelen de teamdoelen afdekken en de teamdoelen de schooldoelen, is de cirkel rond.

Bent u benieuwd wat ik voor uw school kan betekenen? Heeft u behoefte aan maatwerk? Zoekt u een ervaren procesbegeleider voor de gewenste verandering?

 

Teun van der Sluijs, inverbandmet :: organisatieadvies coaching training
telefoon:         06-13732554

 

 

Onderwijsondersteuning; een vak apart!
Vergroting coherentie binnen het organisatorische domein!

Ook op dit moment begeleid ik een VO-school met het herzien van de inrichting en de taakverdeling van het OOP. De aanleiding was deze keer het tegen willen gaan van ‘verkokering’ van inzichten en werkwijzen voortkomend uit de diverse grote applicaties die men in gebruik heeft.

We kennen ze allemaal wel, pakketten als Magister, Foleta, Zermelo, GP-Untis, Afas en diverse schooleigen oplossingen in MS-Excel en MS-Acces. Deze pakketten kennen ieder voor zich vaak een expert die het pakket doorgrondt en een aantal ‘volgers’ die het pakket in veel mindere mate doorgronden en gebruiken. Alle taken lijken te worden verdeeld op basis van de mogelijkheden van de applicatie en de kennis van de expert. Maar is dit wel gewenst?

Gezien het organisatievolume van een school blijken cruciale taken vaak geconcentreerd rondom de kwaliteiten van die ene expert. Maar wat als die expert ziek wordt?

Door deze verkokering ontstaat er bovendien ruis binnen een organisatie; ieder doet binnen zijn gebied het allerbeste maar van samenhang tussen de verschillende gebieden is amper sprake.
Knooppunten in applicatie overstijgende processen worden vervolgens opgelost met een work-around die de ruis zelden minder maakt.

Het leren werken met, door alle procesbetrokkenen gecreëerde procedures is de eerste stap om deze knooppunten in beeld te krijgen. Een boeiend en intensief proces dat van iedereen vraagt om over de grens van de eigen werkzaamheden heen te kijken. Maar ook een proces waarin zichtbaar wordt waar de onderlinge afhankelijkheden liggen.
Aan de hand van deze procedures kunnen taken herzien en waar nodig herschikt worden.

Om de afhankelijkheid van een expert te beperken zet ik vervolgens in op een taakverdeling tussen kartrekker (expert) en volger (aankomend expert). Aan het takenboek dat gaandeweg ontstaat, worden alle ontwikkelde procedures gekoppeld. Dit takenboek is geen passief lade-stuk maar een dynamisch document waarmee aan processen binnen de organisatie, vorm kan worden gegeven.

Om deze omslag in werken te bereiken is veel contact met alle medewerkers noodzakelijk. Tijdens een transitieproces is er ruimte om ieders kwaliteiten goed in te kunnen zetten en ontstaat er inzicht in gebieden waar die kwaliteiten nog ontwikkeling behoeven.

Dat breng ons dan bij leiderschap.
Doordat taken, verantwoordelijkheden en eigenaarschap duidelijk geformuleerd staan in het takenboek is leidinggeven aan de afdeling OOP uitstekend mogelijk. Bij leiderschap binnen het OOP ga ik uit van drie soorten leiderschap: persoonlijk leiderschap, functioneel leiderschap (de meewerkend voorman) en hiërarchisch leiderschap (diegene die ook de gesprekkencyclus in portefeuille heeft en de coherentie tussen de afdelingen bewaakt). Op deze wijze is de leidinggevende in alle opzichten ook goed bekend met het terrein waaraan men leidinggeeft. Hier ligt de opening naar proces en taakgerichte sturing. Deze wijze van aansturing heeft handvatten in zich om op ieder niveau van de organisatie, van primaire proces tot beleidsniveau concrete doelen te stellen, te bewaken en te realiseren. Deze doelen maken deel uit van de gesprekkencyclus. De cirkel is bijna rond!

Een zinvolle gesprekkencyclus voor het OOP is op veel scholen een probleem. Welke doelen moet je stellen? Wat is behapbaar op welk niveau? Al deze informatie komt voort uit het doorlopend optimaliseren van de taken binnen het takenboek. Met dit boek als uitgangspunt is een zinvolle gesprekkencyclus (voor zowel de medewerker als de organisatie) prima in te richten.

Zodra de individuele doelen de teamdoelen afdekken en de teamdoelen de schooldoelen, is de cirkel rond.

Bent u benieuwd wat ik voor uw school kan betekenen? Heeft u behoefte aan maatwerk? Zoekt u een ervaren procesbegeleider voor de gewenste verandering?

 

Teun van der Sluijs, inverbandmet :: organisatieadvies coaching training
telefoon:         06-13732554

 

 

 

 

Beperk ziekteverzuim!

wanhoopCoaching kan voorkomen dat uw medewerker
twee weken ziek thuis zit!

De toegevoegde waarde van coaching is dus zowel voor individuen als organisaties groot.

Als medewerkers zich goed en gekend voelen werken ze met meer plezier, voelen zich eigenaar van hun taak en werken ze graag samen.

Als deze situatie verstoord is, kan coaching een effectief middel zijn om weer balans te creëren. Een investering in coaching is een investering in uw organisatie!

Als coach bouw ik op vele jaren ervaring met verander- en professionaliseringstrajecten. Deze ervaring heeft mij geleerd dat het resultaat van coaching, voor de medewerker én de organisatie van grote invloed is op het bereiken van (persoonlijke) doelen. Een tweede ervaring is dat coaching door een externe partij effectiever is dan coaching door de organisatie zelf.

Als coach kan ik u begeleiden bij het overwinnen van belemmeringen én u laten groeien naar een ‘moeiteloos’ leven!

Een integrale aanpak die werkt!teun

Wil je ‘moeiteloos’ leren leven in het nu?
Wil je de dag weer plukken zoals hij komt?
Pak dan je belemmeringen aan en voel dat je energie weer gaat stromen.
Je hebt alles in je om je vrij te kunnen voelen, ik help je ontdekken hoe!

Bent u nieuwsgierig geworden naar mijn werkwijze als coach? Klik hier voor een casus

Wilt u weten wat ik als coach voor uw organisatie kan betekenen? Ik bespreek het graag met u!

Logo

 

Ouder’vertrokkenheid’

family-911293_1920Richtlijnen van de overheid en onderwijsinspectie mogen het onderwijs niet frustreren. Dat Lijkt me logisch.

Diezelfde richtlijnen ontbreken overigens bij de opvoeding van een kind in de thuissituatie. Hier lijkt toch echt wel iets scheef te gaan. Steeds meer ouders vinden het de taak van het onderwijs om hun kroost op te voeden en houden de school vervolgens verantwoordelijk voor de opvoeding. Als ouders de opvoeding van hun kroost op dezelfde wijze zouden moeten verantwoorden als dat van een school verwacht wordt, dan zouden de rapen gaar zijn! De werkdruk thuis zou onhoudbaar worden genoemd.

De verantwoordingsdrift in het primair onderwijs wordt onnodig hoog opgeschroefd, niet omdat het moet van de betrokken instanties maar omdat besturen aan ouders willen kunnen aantonen dat het kind bij hen op de juiste plek zit.

Dat is natuurlijk paradoxaal; onderwijstijd/energie beknotten door reeksen onnodige registraties te verlangen met als doel te laten zien dat je de onderwijstijd goed gebruikt. Huh???

Het zijn de ouders zijn die verantwoordelijk zijn voor de opvoeding, het onderwijs zou daarin ondersteunend moeten zijn. De hoeveelheid ‘oudergesprekken’ die een leerkracht moet voeren neemt hand over hand toe. Deze gesprekken hebben vaak het thema dat ‘de school onvoldoende doet om het maximale uit het kind te halen’. Maar wat is het maximale en hoe verhoudt zich dat tot geluk? Welk voorbeeld laten ouders daarin zelf zien? Waarmee nemen ouders zelf genoegen?

Zou het niet beter zijn als ouders hun kind tot een gelukkig burger opvoeden? Waar het kind zijn ouders kent in plaats van herkent? Waar een goede relatie boven een goede vakantie gaat? Waar naast spanning ook ontspanning bestaat? Waar najagen weer jagen wordt? Waar er tijd is voor elkaar? Waar het hoogste niveau een reëel niveau is?

Dat de school verantwoordelijk is voor de leerprestaties, is duidelijk. Maar ook hierin mag de school niet alleen staan. Ouders zijn medeverantwoordelijk voor de leerprestaties en zullen hierin ook een wezenlijke bijdrage moeten leveren. Dat is nou eenmaal de consequentie van ouderschap.

Dus ouders; krap eens achter je oren en kijk eens met een andere bril naar hoe je gezinsleven in elkaar steekt. Creëer ruimte voor elkaar, maak tijd voor elkaar, leef met elkaar en voed elkaar op!

Dus bestuurders; heb vertrouwen in je eigen personeel, vraag alleen dat wat er echt moet, faciliteer je personeel en voorkom bureaucratie.

Dus leerkrachten; blijf je passie volgen en je energie daarin investeren!

 

Onderwijsondersteuning, leiderschap en applicatiegebruik

In mijn vorige blog kondigde ik dit onderwerp al aan. Deze verbinding binnen onderwijsondersteunende processen verdient bijzondere aandacht.

Medewerkers hebben vaak een geheel eigen kennisgebied van een applicatie. Denk bijvoorbeeld aan een roostermaker. Maken van roosters en ze vervolgens importeren in bijvoorbeeld Magister is een specialisme dat maar een enkeling binnen de schoolorganisatie kent. Toch is de afhankelijkheid van deze actie groot. Zonder geïmporteerd rooster kan het schooljaar niet worden ingericht, werkt de absentieadministratie niet naar behoren, kunnen er geen cijfers worden ingevoerd, ga zo maar door.

roostermakerLeiding geven aan een roostermaker wordt vaak als lastig ervaren omdat de leidinggevende afhankelijk is van de specifieke kennis van de roostermaker, kennis die de leidinggevende vaak maar beperkt heeft. Naast de formeel leidinggevende heeft de roostermaker vaak het volledige MT als informeel leidinggevende. Ieder wil voor zijn/haar afdeling het beste maar overziet de consequenties van de te maken keuzes niet volledig. De simpele keuze van een afdelingsleider om een docent minder tussenuren te geven kan gaan inhouden dat leerlingen meer tussenuren krijgen. Dit heeft direct invloed op de rust in het gebouw, de druk op het openleercentrum, ongeoorloofde absenties, meer belacties voor mentoren, meer werk voor de conciërges.

Bovengenoemde consequenties komen vervolgens regelmatig op het bordje van andere OOP-ers die ook weer een andere leidinggevende hebben dan bijvoorbeeld de roostermaker.
De betrokkenen binnen een onderwijsondersteunende keten voelen zich vaak ook niet gehoord en geïnformeerd. Gevolg kan zijn dat de collegiale correctie, hoe goed ook bedoeld, het persoonlijk leiderschap van de ander beschadigt en het hiërarchisch leiderschap ondermijnt.

Het samen (dit is dé grote meerwaarde) maken van hanteerbare procedures waarin ieders rol en taak duidelijk omschreven staan, kan een bijzonder goed hulpmiddel zijn om ruis binnen de organisatie aan te pakken. Het resultaat zal een procedureboek zijn waarin onderlinge afhankelijkheid, eigenaarschap, verantwoordelijkheid en taak duidelijk omschreven zijn.

In een volgende blog meer over het onderwerp procedures en processen.

Nu al nieuwsgierig of wil u in gesprek over dit onderwerp? Neem gerust contact met me op of kijk op mijn website voor meer informatie. www.inverbandmet.nl

Zijn de haperingen in uw schoolorganisatie ook terug van vakantie?

De scholen zijn weer begonnen en de organisatie is weer opgestart. Vol energie pakken we onze taken op en goede voornemens blijven nog even overeind.

Ruime ervaring leert me dat “de waan van de dag” toch snel toeslaat. Kleine haperingen in de organisatie blijken ook terug van vakantie en komen langzaam boven drijven.

Al snel ontstaat dan de vraag hoe je dit proces kunt keren.  Die kleine haperingen, och daar stap je gewoon overheen.  Vaak blijkt al na enige weken dat dit toch niet de oplossing is.

Binnen de onderwijsondersteunende organisatie bestaan redelijk  wat autonome medewerkers. Dat kan ook bijna niet anders omdat er regelmatig maar één medewerker is binnen een functiegroep. Een mooi kenmerk is dat ieder voor zich, op geheel eigen wijze en met 100% inzet, zijn eigen taak invult. De feitelijke verbinding tussen de diverse functiegroepen vind je meestal pas terug in leiderschap en in applicaties.

Het aansturen van het Onderwijs Ondersteunende Personeel en Onderwijs  Ondersteunende Processen (vanaf nu: OOP) is een kunst apart. Hoe breng je, naast de sociale cohesie van het OOP, ook de verschillende verbanden en verbindingen in kaart? Wie stuurt het totaal aan, en hoe? Deze vragen kunnen beantwoord worden in het teamplan onderwijsondersteuning. Dat dit teamplan naadloos aansluit bij het schoolplan is een vanzelfsprekendheid die ik op scholen amper tegen kom.

Een tweede verbinding tussen de diverse functiegroepen is te zien binnen het gebruik van applicaties. Een mooi voorbeeld is Magister van Schoolmaster. Vrijwel de hele organisatie gebruikt het en allerlei informatie komt erin samen. Dit dwingt tot afstemming binnen de verschillende gebruikersgroepen. Formeel is dit meestal wel geregeld maar in de waan van de dag ontstaat hier vaak ruis. Ruis is het eerste kenmerk van een hapering.

Herkenbaar? In een volgend blog zal ik ingaan op de bovengenoemde combinatie van leiderschap en applicatiegebruik.

Nu al nieuwsgierig? Bekijk mijn website voor meer informatie. www.inverbandmet.nl