Maandelijks archief: januari 2019

Onderwijsondersteuning en het samenspel tussen de verschillende functies

Onderwijsondersteuning en het samenspel tussen verschillende functies. Vergroting coherentie binnen het organisatorische domein!

Met grote regelmaat begeleid ik een VO-scholen met het herzien van de inrichting en de taakverdeling van het OOP. De aanleiding is over het algemeen het tegen willen gaan van ‘verkokering’ van inzichten en werkwijzen voortkomend uit de diverse grote applicaties die men in gebruik heeft.

We kennen ze allemaal wel, pakketten als Magister, Foleta, Zermelo, GP-Untis, Afas en diverse school-eigen oplossingen in MS-Excel en MS-Acces. Deze pakketten kennen ieder voor zich vaak een expert die het pakket doorgrondt en een aantal ‘volgers’ die het pakket in veel mindere mate doorgronden en gebruiken. Alle taken lijken te worden verdeeld op basis van de mogelijkheden van de applicatie en de kennis van de expert. Maar is dit wel gewenst?

Gezien het organisatievolume van een school blijken cruciale taken vaak geconcentreerd rondom de kwaliteiten van die ene expert. Maar wat als die expert ziek wordt?

Door deze verkokering ontstaat er bovendien ruis binnen een organisatie; ieder doet binnen zijn gebied het allerbeste maar van samenhang tussen de verschillende gebieden is amper sprake.
Knooppunten in applicatie overstijgende processen worden vervolgens opgelost met een work-around die de ruis zelden minder maakt.

Het leren werken met, door alle procesbetrokkenen gecreëerde procedures is de eerste stap om deze knooppunten in beeld te krijgen. Een boeiend en intensief proces dat van iedereen vraagt om over de grens van de eigen werkzaamheden heen te kijken. Maar ook een proces waarin zichtbaar wordt waar de onderlinge afhankelijkheden liggen.
Aan de hand van deze procedures kunnen taken herzien en waar nodig herschikt worden.

Om de afhankelijkheid van een expert te beperken zet ik vervolgens in op een taakverdeling tussen kartrekker (expert) en volger (aankomend expert). Aan het takenboek dat gaandeweg ontstaat, worden alle ontwikkelde procedures gekoppeld. Dit takenboek is geen passief lade-stuk maar een dynamisch document waarmee aan processen binnen de organisatie, vorm kan worden gegeven.

Om deze omslag in werken te bereiken is veel contact met alle medewerkers noodzakelijk. Tijdens een transitieproces is er ruimte om ieders kwaliteiten goed in te kunnen zetten en ontstaat er inzicht in gebieden waar die kwaliteiten nog ontwikkeling behoeven.

Dat breng ons dan bij leiderschap.
Doordat taken, verantwoordelijkheden en eigenaarschap duidelijk geformuleerd staan in het takenboek is leidinggeven aan de afdeling OOP uitstekend mogelijk. Bij leiderschap binnen het OOP ga ik uit van drie soorten leiderschap: persoonlijk leiderschap, functioneel leiderschap (de meewerkend voorman) en hiërarchisch leiderschap (diegene die ook de gesprekkencyclus in portefeuille heeft en de coherentie tussen de afdelingen bewaakt). Op deze wijze is de leidinggevende in alle opzichten ook goed bekend met het terrein waaraan men leidinggeeft. Hier ligt de opening naar proces en taakgerichte sturing. Deze wijze van aansturing heeft handvatten in zich om op ieder niveau van de organisatie, van primaire proces tot beleidsniveau concrete doelen te stellen, te bewaken en te realiseren. Deze doelen maken deel uit van de gesprekkencyclus. De cirkel is bijna rond!

Een zinvolle gesprekkencyclus voor het OOP is op veel scholen een probleem. Welke doelen moet je stellen? Wat is behapbaar op welk niveau? Al deze informatie komt voort uit het doorlopend optimaliseren van de taken binnen het takenboek. Met dit boek als uitgangspunt is een zinvolle gesprekkencyclus (voor zowel de medewerker als de organisatie) prima in te richten.

Zodra de individuele doelen de teamdoelen afdekken en de teamdoelen de schooldoelen, is de cirkel rond.

Bent u benieuwd wat ik voor uw school kan betekenen? Heeft u behoefte aan maatwerk? Zoekt u een ervaren procesbegeleider voor de gewenste verandering?

 

Teun van der Sluijs, inverbandmet :: organisatieadvies coaching training
telefoon:         06-13732554